Vermietungsmanagement in Höchstgeschwindigkeit mit Hilfe von Software: eine Erfolgsgeschichte

Von der Strategie bis zur Software: Die Verwaltung von Mietobjekten erfordert unterschiedliche Ansätze auf verschiedenen Wachstumsebenen. Die Ziele Ihres Portfolios, das Konzept dahinter und die Erwartungen der Investoren ändern sich. In einem schnelllebigeren Geschäft werden kleine Fehler und manuelle Prozesse zu großen Hürden. Und mit größeren Volumina sehen Sie Ihre Konkurrenz und den Umgang mit den Erwartungen von Mietern in einem neuen Licht.

In einer früheren Erfolgsgeschichte haben wir gezeigt, wie Sie Zeit sparen können, wenn Sie Ihr Mietportfolio auf die ersten 100 Einheiten erweitern. Jedoch ist es leicht, die subtile, aber kritische Grenze bei 150-200 Einheiten zu ignorieren, wo der Verwaltungsaufwand und der Druck auf Ihr Team plötzlich eskalieren.  

Dies hat zur Folge:

• Das Wachstum Ihres Portfolios verlangsamt sich.
• Die Abläufe werden immer komplexer.
• Vormals triviale Probleme brauchen länger, um gelöst zu werden.

Ein Kunde von Bidrento beschrieb sein Dilemma: „Bis etwa zu unserer 175. Einheit wuchsen wir recht aggressiv. Mit jeder neuen Immobilie hatte ich das Gefühl, dass unser gesamtes Team einen Schub an positiver Energie bekam, um gemeinsam voranzukommen. Doch dann fühlte es sich plötzlich so an, als ob wir auf einen versteckten Eisberg unterhalb der Wasserlinie stießen.”

„Wir befanden uns in einer Situation, in der die Renditen unserer bestehenden Einheiten gut waren, aber das Hinzufügen neuer Geschäfte immer schwieriger wurde. Ich habe mich lange gefragt, ob das an mir, an unserem Personal oder an dem, was wir ändern sollten, lag. Ich sah die Unzufriedenheit auch bei anderen. Das brachte uns dazu, Bidrento auszuprobieren, und führte schließlich dazu, dass wir unser Wachstum zurückgewinnen konnten.“

der Geschäftsführer

Die Geschichte, wie diese Firma ihre Wachstumsherausforderungen überwunden hat, führt zu guten Antworten auf die wichtigsten Fragen der Immobilienverwaltung:

• Wie spart man Zeit in einem Unternehmen, in dem Zeit teurer sein kann als Geld?
• Wie kann man Geschäftsprozesse vereinfachen, wenn eine weitere Tabellenkalkulation nicht weiterhilft?
• Vor allem aber, wie können Sie Ihr Portfolio so schnell und effizient wie möglich vergrößern?

1. Neuausrichtung auf höherwertige Ergebnisse

„Bevor wir Bidrento einsetzten, mussten wir viele Daten manuell eingeben. Wir überwachten Tabellenkalkulationen, um den Geldfluss zu erfassen, und fürchteten immer, dass ein kleiner Fehler am Ende viel Geld kosten könnte. In der Anfangsphase unseres Geschäfts war das noch überschaubar, aber als wir neue Einheiten hinzufügten, merkte ich, dass die Menge an Details, die manuell gepflegt werden mussten, die Leute zu nerven begann.“

der Geschäftsführer

Die Automatisierung, die Software für die Verwaltung von Mietobjekten mit sich brachte, verschaffte den Mitarbeitern mehr Zeit für höherwertige Initiativen und befreite das Team von Spannungen, die durch fehlende Akten und unvollständige Dokumentation entstanden:

Die Berechnung einer genauen Nebenkostenabrechnung für jeden Mieter ist mit Bidrento wesentlich einfacher. Die Software erledigt das für uns und berücksichtigt dabei eine Vielzahl unterschiedlicher Details für jede Immobilie. Wir können arbeiten, ohne Zeile für Zeile in einer Tabelle auszufüllen und dann doppelt zu überprüfen.“

Der erfahrenste Immobilienverwalter des Unternehmens erwähnte, wie Bidrento ihm Zeit verschaffte, indem es seine Haupttätigkeiten in einem einzigen, mühelosen Ablauf zusammenfasste:

Auf einen Blick ist ersichtlich, welche Einheiten verfügbar sind und welche unter Vertrag stehen.

• ’Automagisches’ Vertragsmanagement mit maßgeschneiderten Benachrichtigungen und Emails.
• Nach Unterzeichnung der Vereinbarung kann die erste Rechnung sofort ausgelöst werden. 
• Die Software prüft den Zahlungseingang und sendet bei Verzögerungen eine Benachrichtigung.
• Rechtzeitige automatische Mietererinnerungen sorgen für den schwierigeren Teil der Mieterkommunikation.

Der Immobilienverwalter fügte hinzu: „Die Software sorgt dafür, dass wir organisiert sind und unsere Ziele verfolgen können. Mein Bildschirm in meinem Büro ist nicht mehr unter Haftnotizen begraben, und ich kann deutlich sehen, dass sowohl ich als auch andere wichtige Aufgaben nicht mehr vermeiden oder aufschieben, wie wir es oft versehentlich getan haben.“

Als weiteren wesentlichen Vorteil nannte der Kunde die digitale Vorbereitung und Unterzeichnung von Mietvereinbarungen:

• Bidrento stellt automatisch die richtige Art von Vereinbarung zusammen. Das vermeidet versehentliche Tippfehler oder die Anwendung falscher Bedingungen auf den falschen Mieter und spart schlichtweg Zeit. Der Hausverwalter braucht nichts zu ändern. Alles ist sofort einsatzbereit.
• Die Software ermöglicht es beiden Parteien, die Vereinbarung ohne langes Hin und Her digital zu unterzeichnen. Hausverwalter müssen die Situation nicht überwachen, da Bidrento Unterschriftserinnerungen für Sie versendet und Sie benachrichtigt, wenn die Vereinbarung unterzeichnet wurde.
• Und Details wie die Einladung eines weiteren Teammitglieds zur Mitunterzeichnung sind mühelos möglich. 

Als die Organisation wuchs und das Gründungsteam einen eher unbürokratischen Ansatz verfolgte, stellte Bidrento sicher, dass alles, was getan werden musste, auch getan wurde. Ein Wartungskalender ermöglicht es zum Beispiel Subunternehmern und Hausverwaltern, Gesundheitschecks für alle Geräte rechtzeitig zu koordinieren.

Der Kunde fasst zusammen:

„Es freut mich zu sehen, dass Bidrento unsere Fähigkeit, hochwertige Arbeiten auszuführen, verbessert hat. Zumal ich die tatsächlichen Auswirkungen auf unsere Produktivität und unsere Ergebnisse beobachten kann. Wir können mit demselben Team mehr erreichen und uns schneller auf die Vision zubewegen, die wir den Investoren vorgestellt haben.”

der Geschäftsführer

2. Sorgen Sie für Zeitersparnis, Vertrauen und offene Kommunikation 

Die Suche nach einem neuen Mieter nimmt etwa 30-40 % der Zeit eines Immobilienverwalters in Anspruch, weil die Kommunikation hin und her geht (z. B. um einen Besichtigungstermin zu vereinbaren). Dies und die Überprüfung der Hintergrundinformationen des Mieters können zu einem schwarzen Loch werden, in dem Zeit und Produktivität einfach verschwinden.

Der erfahrene Immobilienverwalter wies auf eine deutliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung neuer Anfragen hin: 

„Wir haben zahlreiche auswärtige Mieter, die viele Fragen haben, weil sie sich sicher fühlen wollen, in einer ihnen unbekannten Umgebung die beste Entscheidung zu treffen. Mit Bidrento können wir alle unsere verfügbaren Einheiten auf unserer Webseite anzeigen. So können wir unsere Professionalität als Vermieter unter Beweis stellen und jedem die Möglichkeit geben, sich selbst ein Bild zu machen und eine Besichtigung zu beantragen, wenn er dies für nötig hält. Dadurch verbringe ich nicht mehr 25 Minuten am Telefon, um Details zu erklären, die man besser visuell sieht. Und in manchen Situationen sind die Mieter mit einer virtuellen Besichtigung zufrieden.“

Der Manager fährt fort: „Dieser Effizienzgedanke setzt sich in unserer Arbeitsweise fort, ich höre nicht mehr, dass Kollegen um Hilfe bei Hintergrundprüfungen bitten oder darüber nachdenken, wie sie lange E-Mails über die pünktliche Bezahlung von Rechnungen formulieren sollen. Wir erledigen die Dinge schneller und sind offener für die Zusammenarbeit untereinander.“

„In meiner Branche verbinde ich Bidrento am meisten mit dem Wort ’Vertrauen’, denn dank der Software funktioniert einfach alles und die Dinge laufen, wie sie sollen. Unsere Mieter vertrauen uns und wir vertrauen uns gegenseitig.“

Hausverwaltungsspezialist mit zehn Jahren Erfahrung

3. Mit Integrationen die Rentabilität steigern

Offene Kommunikation geht über interne Prozesse hinaus. Die Verschmelzung mehrerer Online-Plattformen erleichtert das Wachstum und macht die Implementierung von bestmöglichen Verfahren für die Immobilienverwaltung zu einem Kinderspiel.

So können Sie beispielsweise die Bidrento-Software für Mietobjekte mit Ihrer Bank und Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden und ein integriertes System einrichten, damit Mahnungen für unbezahlte Rechnungen die Mieter automatisch erreichen.

Außerdem kann die Software Ihnen einen Echtzeitbericht darüber liefern, welche Mieter zu Zahlungsproblemen neigen und besondere Aufmerksamkeit benötigen.

Für unseren Kunden wurde die Integration der Software in seine Webseite zu einem Wachstumsmotor:

„Mit Bidrento haben wir einen wichtigen Teil unserer langfristigen Vision verwirklicht. Wir haben eine Benutzererfahrung geschaffen, die das Online-Shopping für Mietinteressenten mit unserer eigenen Marke und unter unserer eigenen Domaine nachahmt.”

der Geschäftsführer

4. Bieten Sie intelligente Zusatzleistungen an

Das große Versprechen beim Anbieten von Zusatzleistungen liegt darin, dass Sie die Rentabilität Ihres Portfolios pro Einheit steigern können. Außerdem können Sie die Mieterzufriedenheit erhöhen und sich von der Konkurrenz abheben. Es ist jedoch nichts so einfach, wie es in der Verwaltung von Mietobjekten scheint, und die guten Absichten unseres Kunden stießen auf zwei große Hindernisse:

• Das Anbieten von Dienstleistungen führte zu unerwarteten Kosten und zusätzlichem Aufwand.
• Die Gewährleistung von Servicequalität und Mieterzufriedenheit war überraschend schwierig.

Bidrento beseitigte diese Komplikationen, indem es den Umgang mit zusätzlichen Dienstleistungen zu einem einzigen, digitalen Fluss machte, der sowohl Mieter als auch Hausverwalter miteinander verband und die Bestellung und Erbringung einer Dienstleistung in mehr leicht ’verdauliche’ Teile aufteilte:

1. Der Kunde erstellte eine Liste mit zusätzlichen Dienstleistungen, die zu seinem Portfolio passten.
2. Sie testeten es an einer Immobilie. Dabei wurde die ursprüngliche Idee ein wenig überarbeitet.
3. Als sie sich bereit fühlten, dehnten sie es auf das gesamte Portfolio aus.

Angesichts der zunehmenden Konkurrenz lohnt es sich, frühzeitig darüber nachzudenken und sich zu fragen: „Wenn wir Bidrento hätten, welche Dienstleistungen würden wir anbieten?“ und kontaktieren Sie uns, um verschiedene Szenarien mit einer kostenlosen Demo durchzuspielen.

5. Frustrationen bei Wartungsproblemen richtig kanalisieren 

Technische Ausfälle sind ein unangenehmer, aber unvermeidlicher Teil der Verwaltung von Mietobjekten. Wenn Sie Ihr Wachstum beschleunigen und weitere Einheiten in Ihr Portfolio aufnehmen, werden diese unweigerlich zunehmen. Und die Erwartungen Ihrer Mieter an Sie werden mit der zunehmenden Bekanntheit Ihrer Marke noch steigen. Es liegt also im Interesse aller, dass das Hausverwaltungsteam gut strukturierte Ansätze und Kommunikationskanäle bereithält.

Wenn der Mieter spürt, dass es echte Möglichkeiten zur Behebung von Problemen gibt und Anfragen aktiv bearbeitet werden, hat er nicht das Bedürfnis, seine Frustration zu äußern, und ist empfänglicher für neue Angebote mit beiderseitigem Nutzen.

Bidrento bietet eine schlüsselfertige Lösung, die alle drei Parteien des Prozesses einbezieht:

• Für einen Mieter, um Wartungsanfragen zu senden und zu überwachen.
• Für den Hausverwalter, um Aufgaben visuell zu empfangen und zu planen.
• Der Subunternehmer kann Aufgaben empfangen und deren Status aktualisieren.

Die Hausverwalter des Kunden können den Unterschied zur vorherigen Lösung erkennen: „Das ist viel effizienter als das letzte Tool, das wir verwendet haben und das im Wesentlichen darauf hinauslief, dass ich mir merkte, was zu tun ist, und ein paar Notizen hinzufügte, um mir dabei zu helfen. Bidrento ist wirklich eine Erleichterung für mich.”

Was sind Ihre Zukunftspläne?

„Wir werden weiterhin mit Bidrento zusammenarbeiten. In Kürze wird unser Portfolio um ein modernes Objekt mit 55 Einheiten in einem einkommensstarken Viertel erweitert, in dem wir unseren Mietern mit zusätzlichen Dienstleistungen und digitalen Tools ein wirklich außergewöhnliches Erlebnis bieten wollen.“ 

„Bidrento ist unser langfristiger Partner geworden. Eine Rückkehr zu alten Arbeitsweisen kommt für uns nicht in Frage, und es gibt keine Lösung auf dem Markt, die uns den Umfang, die Automatisierung und die Benutzerfreundlichkeit bietet, die wir und unsere Mieter von Bidrento erhalten.“

der Geschäftsführer

Wenn Sie nach neuen Wegen suchen, um Ihr Mietportfolio zu vergrößern, dann sollten Sie sich mit uns unterhalten. Wir stellen Ihnen ein auf Ihren Erfolg zugeschnittenes Setup zusammen, führen Sie durch die Anpassung der Software und bieten Ihnen eine kostenlose Testphase an.