Üürikinnisvara tootluse ja mahtude kasv tippkiirusel: ühe tiimi edulugu

Üürikinnisvara tootluse ja portfelli mahtude kasvatamine nõuab erinevatel etappidel erinevat lähenemist. Suurema arvu objektidega ja kiirema tempoga äris võivad varem lihtsad vead ja manuaalsed protsessid tihti kalliks maksma minna.

Kirjutasime varem ühe oma kliendi näitel kuidas portfelli esmasel kasvuetappil on võimalik vältida liigset ajakulu. Kuid kasvu jätkudes jääb tihti märkamata järgmine kriitiline piir 150-250 objekti vahel, peale mille ületamist muutub halduskoormus ja surve juba suuremale tiimile kordades suuremaks. Tulemusena:

–  portfelli kasv võib aeglustuda;
–  äriprotsessid võivad muutuda aina keerukamaks;
–  varem triviaalsete murede lahendamine on ajakulukam. 

Üks Bidrento klient sõnastas seda nii: „Kuniks kuskil 175. korterini kasvasime suhteliselt jõudsalt. Iga uue maja valmimisel tundsin, et terve meeskonnaga saime positiivse laengu koos edasi minemiseks. Aga siis põrkasime nagu vastu veealust jäämäge.”

„Leidsime ennast olukorras, kus olemasolevate objektide tootlus oli hea aga uute ärimahtude lisamine aina vaevalisem. Juurdlesin pikalt kas asi on minus või personalis või mida üldse muuta. Nägin ka teiste rahulolematust. Proovisin Bidrentot ja saime uue kasvuhoo sisse.”

TEGEVJUHT, KLIENDI ESINDAJA

Loost, kuidas see ettevõte tuli välja kasvuraskustest leiab häid vastuseid kinnisvarahalduse põhiküsimustele:

–  kuidas hoida kokku aega äris, kus aeg on raha või rahast kallimgi;
–  kuidas lihtsustada äriprotsesse, kui veel üks hulk tabeleid ei aita;
–  kõige olulisemana, kuidas kasvatada oma portfelli võimalikult kiiresti ja efektiivselt.

1. Aseta fookus kõrgema lisandväärtusega ärile

„Enne Bidrento kasutusele võtmist oli meil palju käsitsi andmete sisestamist. Jälgisime arvutustabelites arvestust rahavoogude üle, sisimas väike hirmuvärin kallite eksimuste ees.

Lisaks haldurid pidasid ettevaatlikult järge pikkadele kirjavahetustele üürnike ja raamatupidajatega. Firma algusaegadel saime veel sellega hakkama, kuid portfelli kasvades märkasin, et pisitööd hakkasid inimesi segama.”

Tegevjuht, kliendi esindaja

Tarkvara automaatika andis töötajatele rohkem aega suurema väärtusega teenuste pakkumiseks ja vabastas tiimi paberimajanduse ja failivahetuse pingetest:

„Meie majade igakuiste kõrvalkulude jagamine üürnike vahel täpseks arveldamiseks on Bidrentoga palju lihtsam. Tarkvara teeb seda meie eest. Saame töötada ilma, et peaks suuri tabeleid täitma ja arve käsitsi sisestama ning ilma, et peaksime tundma muret, kas valemid tabelites on õiged.” 

Ettevõtte kogenuim haldusjuht mainis omakorda, kuidas Bidrento tema jaoks vabastas tööaega liites kokku tema põhitegevused üheks tervikuks:

• ühe pilguga on selge, mis ühikud on vabad ja mis lepinguga kaetud;
• „automaagiline” lepinguhaldus, koos meeldetuletuste ja automaatikaga;
• peale lepingu sõlmimist esmase arve väljastamine käib koheselt;
• arve laekumiste kontrolliga näeb kiirelt, kui hilinetakse arve maksmisega;
• aegsad meeldetuletused hoiavad ära ebameeldivused kommunikatsioonis.

Haldusjuht lisas: „Tarkvara hoiab töökorralduse organiseeritud ja selgena. Mu arvuti ekraan ei upu enam stick-it kleepsudesse ja nii enda kui teiste puhul täheldan, et me ei ignoreeri ega lükka edasi olulisi asju.” 

Rutiini automatiseerimine

Teise suure eelisena tõi klient välja üürilepingute ettevalmistamise ja allkirjastamise: 

• Bidrento koostab õige üürilepingu automaatselt. Välistades vead ja säästes aega. Haldur ei pea väljasid muutma, kustutama või uute andmetega täitma.
• Tarkvara võimaldab digiallkirjastada lepinguid ilma pikema kirjavahetuseta. Samuti ei pea allkirjastamise järgi ootama, sest Bidrento saadab meeldetuletusi ja teavitab, kui leping on allkirjastatud.
• Ja kui lepingut peab allkirjastama ka keegi teine meeskonna liige, siis saab seda ka kolleegiga kergelt jagada.

Samuti aitab Bidrento tähtaegades püsida ja tagab, et midagi kunagi tähelepanuta ei jää, kui suuremas organisatsioonis tegevjuht kõigel silma peal ei hoia. Näiteks, jagatud hoolduskalender muudab töövõtjate ja haldusjuhtide vahel seadmete hoolduse õigeaegse koordineerimise. Klient võttis kokku:

„Hea on märgata, et Bidrentoga tõstsin töötajate võimekust teha kõrge lisandväärtusega tööd. Ja meeldiv on näha reaalset mõju meie tööle ja rahalistele tulemustele: saavutame sama tiimiga enam, liikudes kiiremini investoritele esitatud nägemuse suunas.”

TEGEVJUHT, KLIENDI ESINDAJA

2. Taga ajavõit, usaldus ja sujuv infovahetus

Uue üürniku leidmise kulub tavapäraselt 30-40% kinnisvarahalduri tööajast ja seda mitmete tegevuste tõttu nagu näiteks edasi-tagasi suhtlus (nt. millal huvilised saaksid korterit vaatama tulla). See ja hilisem taustakontroll on tihti mustaks auguks, kuhu üürikinnisvara tootluse võimalused kaovad.

Kliendi firma haldusjuht, kes valdkonnaga tegelenud üle kümne aasta tõi välja, et selge ajaline võit tuli koheselt ilmsiks üürihuvilistega seotud tööde lihtsustamisega: 

„Meil on palju välismaiseid üürnikke, kellel on ohtralt küsimusi, kuna nad tahavad tunda ennast kindlalt ja teha õige valiku enda jaoks uues keskkonnas. Bidrentoga saame kõiki oma objekte kuvada oma kodulehel, näidates oma professionaalsust üürileandjana ja lubades välismaisel huvilisel teha broneering endale sobival hetkel. Tänu sellele ma ei veeda 25 minutit telefonis, et lihtsalt üksikasju selgitada.”

Haldustarkvara aitab ka igapäevatööd hoida efektiivsena: „Kontoris ei näe enam kolleege süvenenult tegemas käsitsi kontrolle või meisterdamas pikke e-maile üksikute arvete õigeaegse maksmise teemal. Saame kiiremini tehtud, mis vaja ja omavaheline koostöö on kõvasti paranenud.”

„Oma töös seostub mulle Bidrento kõige enam sõnaga ‘usaldus’, sest tänu tarkvarale kõik sujub ja info liigub – meie üürnikud saavad usaldada meid ja me üksteist tiimisiseselt.”

kümneaastase kogemusega haldusjuht

3. Kasvata kasumlikkust digitaalsete vahenditega

Sujuv andmevahetus ei jää firmasiseseks salarelvaks. Pannes mitmed platvormid omavahel suhtlema saab tööd veel kordades kergendada ja suurendada üürikinnisvara tootluse kasvu.

Näiteks, Bidrento haldustarkvara saab ühendada oma panga ja raamatupidamistarkvaraga ja seadistada üles süsteemi nii et maksmata arvete meeldetuletused jõuavad üürnikuni automaatsete e-kirjadena. Samuti saab tarkvara anda reaalajas hea koondpildi sellest, millistel üürnikel on arvete maksmisel tekkinud probleeme ning kes vajaksid selle tõttu suuremat tähelepanu.

Klient nägi kasvumootorina ka haldustarkvara liidestamist ettevõte kodulehega. See lubab huvilistel tutvuda vabade pindadega otse kodulehel ja esitada lihtsa nupuvajutusega üürisoov:

„Saime Bidrento abil ellu viia ühe osa meie pikaaegsest plaanist – luua üürikinnisvara e-kaubamaja, mis on meie brändiga ja veebist leitav meie nime alt.”

tegevjuht, kliendi esindaja

4. Paku nutikaid lisateenuseid

Lisateenuste pakkumine võimaldab üürikinnisvara tootluse tõstmist iga olemasoleva ruutmeetri ja üürnikku kohta. Lisaks saab suurendada üürniku rahulolu ja eristuda aina suurenevast arvust konkurentidest. Kuid varasemalt põrkasid kliendi head kavatsused selles vallas vastu kahte suurt takistust:

• teenuse pakkumisega kaasnesid pahatihti ootamatused;
• teenuste kvaliteedi ja kliendirahulolu tagamine oli raske.

Bidrento eemaldab need takistused, muutes nii tellimuste tegelemise üürnikule kui ka haldurile osaks ühest täielikult digitaalsest protsessist. 

Lahenduse kasutuselevõtt on lihtne. Bidrentoga saad luua enda äri profiilile vastava lisateenuste paketi, mida alguses pakkuda ühes majas ja leides õige eduvalemi ka teistel hoonetel ja pindadel. Muutes üksikasju vastavalt majale.  Suurenevas konkurentsis tasub lisateenustele mõelda varakult juba täna ja küsida endalt: „Kui meil oleks Bidrento, siis milliseid lisateenuseid pakuksime?” ja meiega ühendust võtta.

5. Vähenda riketega seotud frustratsiooni

Tehnilised rikked on ebameeldivad aga paratamatud. Kasvades suureneb hallatavate objektide arv. Suuremal arvul objetkidel esineb ka rohkem rikeid ning tiimil on vähem aega nendega tegelemiseks. Samas, üürniku ootused ajas pigem kasvavad. Seetõttu on kõigi osapoolte huvides, et enne rikke tekkimist on haldusettevõtte poolt juba paigas struktuurne lähenemine ja kommunikatsioonikanalid.

Kui üürnik näeb, et murede jaoks on olemas toimiv lahenduskäik ja nendega aktiivselt tegeletakse, ei näe ta suheldes vajadust väljendada oma frustratsioone ja ta on rohkem avatud uutele väärtuspakkumistele üürikinnisvara tootluse kasvatamisel.

Bidrentol on selle jaoks olemas ühtne digitaalne süsteem üürnikul rikkest teatamiseks, halduril töökäskude planeerimiseks visuaalne hoolduskalender ja alltöövõtjal nende jälgimiseks ja töö staatusest teatamiseks. Haldusjuhtidele on vahe eelneva lahendusega tuntav:

„See on palju tõhusam kui eelmised protsessid, mis meil tuginesid suuresti sellele, et meie meeskonnaliikmed mäletaksid olulise teabe edastamist. Meie vaatenurgast teeb Bidrento meele kergemaks. Teame, et kõik on automaatne ja paigas. Ja halvad üllatused ei löö meid paigast.”

Mis on teie ettevõtte edasised plaanid?

„Jätkame Bidrentoga koostööd. Meie portfelli on varsti lisandumas uus maja 55 korteriga, kus saame koos pakkuda suurepärast kogemust ägedate ja innovaatiliste lisateenuste läbi.”

„Bidrentost on saanud meie pikaajaline partner. Vanade protsesside juurde naasmine on välistatud ja turul pole lahendust, millest saaksime kätte põhjalikkuse, automaatika ja kasutajasõbralikkuse, mida Bidrento meile ja meie üürnikele annab.”

Tegevjuht, kliendi esindaja

Kui kaalud ise erinevaid võimalusi oma üürikinnisvara portfelli kiiremalt kasvatamiseks, siis räägi meiega täpsemalt. Paneme koos paika sinu edu suurendamiseks vajaliku seadistuse, juhendame sind tarkvara kohandamisel ja pakume tasuta testperioodi.