Wie Zeit sparen zu einer Investition geführt hat: Eine Fallstudie

Mit innovativen technologischen Tools ist es möglich, Mietobjekte so zu verwalten, dass selbst eine Vermehrung von Immobilieneinheiten keinen wesentlicher Zeitanstieg für die Verwaltung bedeutet. Unsere Kunden wissen dies aus eigener Erfahrung.

Zeit ist die einzige Ressource, die zu gleichen Teilen an uns alle verteilt wurde: Nicht mehr und nicht weniger als vierundzwanzig Stunden am Tag. Diejenigen, die Zeit mit Geld gleichsetzen wissen sehr gut, dass mit zunehmendem Wohlstand auch der Wert der Zeit steigt. Eigentümer, die gleichzeitig mit mehreren Mietobjekten arbeiten, erkennen dies besonders deutlich.

Im vergangenen Jahr befand sich ein Bidrento Kunde in einer Situation, in der 24-Stunden-Tage einfach nicht mehr ausreichten. Daher musste der Eigentümer von 12 Mietwohnungen sich eingestehen, dass er seine Aufmerksamkeit nicht mehr auf alle Einheiten gleichermaßen verteilen konnte, wenn er die Immobilien weiterhin auf die gleiche Art und Weise verwalten wollte. Etwas musste sich also ändern!

Verspätete Rechnungen und Erinnerungen

Aufgrund des ständigen Zeitmangels des Vermieters kam es immer wieder zu Situationen, in denen einige Mieter ihre Mietrechnung nicht rechtzeitig erhielten. Die Verzögerungen betrugen manchmal bis zu drei oder vier Monate. Da die Rechnungsstellung für den Eigentümer früher eine manuelle Tätigkeit war, nahm sie unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch. Das führte dazu, dass diese zeitaufwändigen banalen Aktivitäten aufgrund anderer brennenderer Probleme beiseitegelegt wurden.

Neben der Rechnungsstellung wurde viel Energie in die Überprüfung von Kontoauszügen gesteckt, um sicherzustellen, dass alle Mieter ihre Zahlungen pünktlich geleistet haben. Infolgedessen war der Vermieter oft mit dem Erinnern an unbezahlte Rechnungen im Rückstand, und die ungelösten Probleme häuften sich.

Angehäufter Papierkram

Eigentümer mehrerer Mietobjekte verbringen in der Regel viel Zeit mit alltäglichen Formalitäten wie dem Ausfüllen von Verträgen. Vor Verwendung unserer Software bedeutete jede Ankunft eines neuen Mieters für unseren Kunden einen Zeitaufwand von knapp 10-15 Minuten für den manuellen Papierkram. Doch die Arbeit endete nicht dort. Nach dem Ausfüllen mussten die Verträge manuell überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt wurden und die Informationen der vorherigen Mieter nicht versehentlich dort niedergeschrieben wurden, wo sie nicht hätten sein sollen.

Die Monatliche Nebenkosten bereiteten zusätzliche Kopfschmerzen. Die Rechnungen für Ausgaben kamen normalerweise separat an. Das heißt, da es drei oder vier Rechnungen pro Wohnung gab, summierte sich dies schnell zu einem erheblichen Arbeitsaufwand, da alle Ausgaben gesammelt, zusammengestellt und als eine Rechnung pro Einheit versandt werden mussten. Um zu veranschaulichen, was das für unseren Kunden früher bedeutete: Vier Rechnungen pro Wohnung multipliziert mit den 12 Mietwohnungen – mit anderen Worten, er musste sich mit etwa 50 Spesenabrechnungen befassen, die jeden Monat zu unterschiedlichen Zeiten eingingen und dann in 12 separate Rechnungen separiert werden mussten.

Die Kosten eines neuen Mieters

Alle Immobilienbesitzer, die irgendwann mal ihre Wohnobjekte vermietet haben, wissen sehr gut, dass der Beginn eines neuen Mietzyklus sowohl vom Vermieter wie auch vom Mieter viel Zeit und Energie erfordert. Neben dem Treffen mit potenziellen Mietern, der Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und der Interaktion mit ihnen wird viel Arbeit in die Terminvereinbarung für die Immobilienbesichtigung investiert.

Unser Kunde gibt an, dass bei der Suche nach einem neuen Mieter 30-40% seiner Zeit ausschließlich damit verbracht werden, geeignete Zeiten für Interessenten der Wohnung zu finden, um zu einer Besichtigung zu kommen. Um sicher zu stellen, dass alle interessierten Kandidaten die Wohnung besichtigen können, nimmt viel Zeit des Eigentümers in Anspruch.

Nicht alles muss manuell erledigt werden

Aufgrund der Zeitbeschränkung, die durch die aufgestauten Aufgaben verursacht wurde, stellte der Eigentümer schließlich fest, dass er die 12 Objekte nicht alleine weiter verwalten konnte. Vor sieben Monaten entschied er sich, die Immobilienverwaltungssoftware von Bidrento auszuprobieren. Seiner Meinung nach sind die ersten Ergebnisse bereits erfassbar.

“Zurzeit gehen die monatlichen Rechnungen automatisch raus. Das bedeutet für mich, dass ich keine Zeit mehr damit verbringen muss, aber gleichzeitig das Geld rechtzeitig auf meinem Konto landet.“, berichtet der Eigentümer.

Darüber hinaus hat unser Kunde Bidrento mit seiner Bank- und Buchhaltungssoftware verbunden, sodass unbezahlte Rechnungserinnerungen die Mieter jetzt über automatische E-Mails erreichen. Die Immobilienverwaltungssoftware von Bidrento gibt ihm auch einen guten Überblick darüber, welche Mieter Probleme haben ihre Rechnungen zu bezahlen, und wer mehr Aufmerksamkeit benötigt.

Verträge in nur zwei Klicks

Während der Vermieter in der Vergangenheit mehrere Minuten brauchte, um jeden Vertrag manuell abzuschließen, führt die Software von Bidrento automatisch eine Hintergrundprüfung der Mieter durch und generiert einen intelligenten Mietvertrag, der in nur zwei Klicks fertig ist. Der Vertrag kann dann direkt an den Mieter im selben System zur digitalen Unterschrift gesendet werden. Alle Vereinbarungen und Verträge werden automatisch im Dokumentationsordner der Software gespeichert. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr mehrere E-Mails durchsuchen, um erforderliche Dokumente zu finden.

Unser Kunde bestätigt die zusätzliche Zeiteinsparung, weil er Nebenkosten nicht manuell in Rechnung stellen musste. Zurzeit können alle eingegangenen Rechnungen an unser System weitergeleitet werden, wo die Software die Rechnungen automatisch vervollständigt.

Das Buchungssystem von Bidrento zur Wohnungsbesichtigung hat auch die Mieterverwaltung sehr einfach gemacht. Anstatt von manuell ausgefüllten Kalendern werden Termine automatisch gebucht, ohne die kostbare Zeit des Eigentümers zu verschwenden.

Die Automatisierung gab die Möglichkeit zu wachsen

Laut unserem Kunden hat die Einführung der Bidrento Immobilienverwaltungssoftware bei dem Unternehmen Aktivitäten automatisiert, von welchen vorher nicht einmal klar war, dass diese ein Problem darstellen.

„Selbst die Interaktion mit einem Buchhalter ist einfacher und reibungsloser geworden“, stellten sie fest. Unser intelligenter Assistent hat die verschiedenen täglichen Abläufe so weit vereinfacht, dass der Eigentümer jetzt vier- bis fünfmal weniger Zeit für Aktivitäten benötigt, die zuvor manuell ausgeführt werden mussten.

Die Zeit, die sie durch die Automatisierung ihres täglichen Betriebs gespart haben, hat unseren Kunden die Möglichkeit geboten, das Immobilienportfolio zu erweitern. In dem jüngsten Feedback sagte der Eigentümer, dass die finanzielle Stabilität, die er mit unserer Software aufrechterhalten hat, es ihm ermöglichen würde, zusätzliche Investitionen zu tätigen.

„Ich bin gerade dabei, drei weitere Wohnungen zu erwerben, da die Software von Bidrento die Verwaltungsaktivitäten erheblich vereinfacht und zu einem viel stabileren Cashflow geführt hat“, berichtet er begeistert.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, wie Sie durch Verbesserung Ihres Zeitmanagements Ihr Portfolio erweitern können, kontaktieren Sie uns gerne unter info@bidrento.com