Studium przypadku zarządzanie najmem: Jak znacznie szybciej rozwijać swoje portfolio

Dla odnoszących sukcesy zarządzających portfelem wynajmu, nic nie zastąpi wzrostu. Jednak, w miarę jak liczba jednostek, którymi zarządzasz, osiąga nowy poziom, pojawiają się nowe bariery na Twojej drodze do rozwoju.

Jeden z klientów Bidrento tak opisał swoją sytuację:

„Na początku rozwijaliśmy się dość agresywnie. Z każdą nową nieruchomością czułem, że cały nasz zespół dostaje zastrzyk pozytywnej energii, by iść razem naprzód. Ale nagle poczułem się, jakbyśmy uderzyli w ukrytą górę lodową pod linią wodną”.

„Znaleźliśmy się w sytuacji, w której zwroty z naszych istniejących jednostek były dobre, ale dodawanie nowych nieruchomością było coraz bardziej uciążliwe. Długo zastanawiałem się, czy to ma coś wspólnego ze mną, naszym personelem, czy co zmienić. Widziałem niezadowolenie także u innych. To doprowadziło nas do wypróbowania Bidrento i ostatecznie do odzyskania naszego wzrostu”

Opowieść o tym, jak ta firma pokonała wyzwania rozwojowe, prowadzi do świetnych odpowiedzi na niektóre z głównych pytań menedżerów, którzy chcą szybciej się rozwijać:

• Jak zaoszczędzić czas w biznesie, w którym czas może być droższy niż pieniądze.
• Jak uprościć procesy biznesowe, gdy inny arkusz kalkulacyjny nie pomaga.
• Co najważniejsze, jak najszybciej i jak najefektywniej rozwijać swoje portfolio.

1. Skoncentruj się na wynikach o wyższej wartości

„Zanim zaczęliśmy używać Bidrento, dużo ręcznie wprowadzaliśmy dane. Monitorowaliśmy arkusze kalkulacyjne pod kątem przepływów pieniężnych. Zawsze obawialiśmy się, że mały błąd może kosztować dużo pieniędzy.

Na początkowych etapach było to możliwe do opanowania, ale gdy dodaliśmy nowe jednostki, zauważyłem, że ilość szczegółów zaczęła przeszkadzać ludziom”

Automatyzacja, jaką wprowadziło oprogramowanie do zarządzania wynajmem nieruchomości, dała pracownikom więcej czasu na pracę nad bardziej wartościowymi inicjatywami i uwolniła zespół od napięć związanych z nieodebranymi plikami i niekompletną dokumentacją:

„Obliczanie dokładnego rachunku za media i dodatkowych kosztów dla każdego najemcy jest znacznie łatwiejsze dzięki Bidrento. Oprogramowanie robi to za nas, biorąc pod uwagę dość obszerny poziom różnych szczegółów dla każdej nieruchomości. Możemy pracować bez wypełniania, a następnie podwójnego sprawdzania komórki po komórce w arkuszu kalkulacyjnym”.

Najbardziej doświadczony zarządca nieruchomości w firmie wspomniał, jak Bidrento zwiększył swoją produktywność, łącząc główne działania w jeden, bezproblemowy przepływ:

• Które jednostki są dostępne, a które są objęte umową, jest jasne na pierwszy rzut oka.
• „Automatyczne” zarządzanie umowami z dostosowanymi powiadomieniami i e-mailami
• Po podpisaniu umowy pierwsza faktura może zostać uruchomiona natychmiast.
• Oprogramowanie sprawdza otrzymane płatności i wysyła alert w przypadku wystąpienia opóźnień.
• Aktualne automatyczne przypomnienia najemców zajmują się trudniejszą częścią komunikacji z najemcą.

Zautomatyzuj swoją codzienną rutynę

Zarządca nieruchomości dodał: „Oprogramowanie zapewnia nam porządek i odpowiedzialność za realizację naszych celów. Mój monitor w biurze nie jest już zasypany samoprzylepnymi karteczkami i wyraźnie widzę, że nie unikamy już ani nie odkładamy kluczowych zadań, jak to często nieumyślnie robiliśmy”.

Jako kolejną istotną korzyść, klient przedstawił przygotowanie i podpisanie umów najmu w formie cyfrowej:

• Bidrento automatycznie skompletuje właściwy rodzaj umowy. Unika się nieumyślnych literówek lub stosowania niewłaściwych warunków do niewłaściwego najemcy i po prostu oszczędza czas. Zarządca nieruchomości nie musi niczego zmieniać. Wszystko jest gotowe.
• Oprogramowanie umożliwia obu stronom cyfrowe podpisanie umowy bez długiego trudzenia się.
• Menedżerowie nie muszą monitorować sytuacji, ponieważ Bidrento wysyła przypomnienia o podpisie i powiadamia o podpisaniu umowy.

A obsługa szczegółów, takich jak zaproszenie innego członka zespołu do wspólnego podpisania, nie wymaga wysiłku.

Gdy organizacja się rozrosła, a zespół założycielski przyjął bardziej oszczędne podejście, Bidrento zapewniło odpowiednie wsparcie. Na przykład kalendarz konserwacji umożliwia podwykonawcom i zarządcom nieruchomości terminowe koordynowanie kontroli stanu całego sprzętu.

„Dobrze jest widzieć realny wpływ na naszą produktywność i wyniki. Dzięki temu samemu zespołowi możemy osiągnąć więcej, szybciej zbliżając się do wizji, którą przedstawiliśmy inwestorom”

2. Oszczędzaj czas, zwiększaj zaufanie i otwartą komunikację

Znalezienie nowego najemcy zajmuje około 30-40% czasu zarządcy ze względu na komunikację w obie strony (np. uzgodnienie terminu zwiedzania). To i sprawdzanie podstawowych informacji najemców może stać się czarną dziurą, w której czas i produktywność po prostu toną.

Doświadczony starszy zarządca nieruchomości zwrócił uwagę na wyraźną oszczędność czasu związaną z obsługą nowych zapytań:

„Mamy wielu lokatorów spoza miasta, którzy mają wiele pytań, ponieważ chcą mieć pewność, że podejmują najlepszą decyzję w nieznanym środowisku. Dzięki Bidrento możemy wyświetlić wszystkie nasze dostępne jednostki na naszej stronie internetowej. Umożliwia to pokazanie naszego profesjonalizmu jako wynajmującego i umożliwienie każdemu zapoznania się i dokonania oględzin we własnym tempie. Nie spędzam już 25 minut na telefon wyjaśniając szczegóły, które są lepiej widoczne wizualnie. A w niektórych sytuacjach wystarczy „wirtualna wycieczka.”

Kierownik kontynuuje: „Ten wątek wydajności jest kontynuowany w sposobie, w jaki pracujemy, nie słyszę już o kolegach, którzy proszą o pomoc w sprawdzeniu przeszłości lub zastanawiają się, jak napisać długie e-maile dotyczące terminowego opłacania faktur. Działamy szybciej i jesteśmy bardziej otwarci na współpracę”.

„W mojej pracy Bidrento najbardziej kojarzy mi się ze słowem zaufanie, ponieważ dzięki oprogramowaniu wszystko po prostu działa i wszystko porusza się tak, jak powinno. Nasi najemcy nam ufają i ufamy sobie nawzajem.”

3. Zwiększ rentowność dzięki integracjom

Otwarta komunikacja wykracza poza procesy wewnętrzne. Łączenie wielu platform internetowych dodatkowo ułatwia rozwój i sprawia, że ​​wdrażanie najlepszych praktyk zarządzania nieruchomościami jest dużo prostsze.

Na przykład możesz podłączyć Bidrento do swojego banku i oprogramowania, aby przypomnienia o niezapłaconych fakturach docierały automatycznie do najemców. Ponadto oprogramowanie może generować raport w czasie rzeczywistym, który z najemców ma problemy z płatnościami i wymaga dodatkowej uwagi.

Dla naszego klienta integracja oprogramowania z jego stroną internetową stała się motorem wzrostu:

„Dzięki Bidrento osiągnęliśmy znaczną część naszej długoterminowej wizji. Tworzenie doświadczenia użytkownika naśladującego zakupy online dla potencjalnych najemców z naszą własną marką i pod własną domeną.”

4. Oferuj inteligentne dodatkowe usługi

Możliwość oferowania dodatkowych usług zwiększa rentowność portfela na jednostkę. Dodatkowo możesz zwiększyć satysfakcję najemców i wyróżnić się na tle konkurencji. Jednak nic nie jest tak proste, jak się wydaje w zarządzaniu wynajmem nieruchomości, a dobre intencje naszego klienta napotkały dwie ogromne przeszkody:

• oferowanie usług spowodowało nieoczekiwane wydatki i dodatkową pracę.
• zapewnienie jakości obsługi i zadowolenia najemców było zaskakująco trudne.

Bidrento usunęło te komplikacje, czyniąc obsługę dodatkowych usług jednym, cyfrowym przepływem, który łączył zarówno najemców, jak i zarządców nieruchomości, dzieląc zamawianie i dostarczanie usług na łatwiejsze do strawienia części.

Rozpoczęcie korzystania z rozwiązania było proste:

• Klient wymyślił listę usług dodatkowych odpowiednich do jego portfolio.
• Przetestował to na jednej nieruchomości i trochę poprawił oryginalny pomysł.
• Kiedy poczuł się gotowy, rozszerzył go w portfolio.

Ponieważ rynek nieruchomości mieszkaniowych wciąż się rozgrzewa, warto pomyśleć o tym wcześniej i zadać sobie pytanie: „Gdybyśmy mieli Bidrento, jakie usługi oferowalibyśmy, aby się wyróżniać?” i skontaktuj się z nami, aby wypróbować różne scenariusze za pomocą darmowej wersji demonstracyjnej.

5. Problemy z konserwacją

Awarie techniczne to nieprzyjemna, ale nieunikniona część zarządzania wynajmem nieruchomości. Gdy przyspieszysz swój wzrost i dodasz jednostki do swojego portfela, nieuchronnie będą one rosły.

Podczas gdy oczekiwania Twoich najemców wzrosną tylko w miarę, jak Twoja marka zyskuje na ekspozycji. W interesie wszystkich jest więc, aby zespół zarządzający nieruchomościami miał dobrze zorganizowane podejście i kanały komunikacji.

Jeśli najemca wyczuwa, że ​​istnieje działający system rozwiązywania problemów, a prośby są aktywnie rozpatrywane, nie czuje potrzeby wyrażania swoich frustracji i jest bardziej otwarty na nowe oferty, które są wartościowe dla obu stron.

Bidrento ma rozwiązanie „pod klucz”, które obejmuje wszystkie trzy strony procesu

• dla najemcy do wysyłania i monitorowania żądań konserwacji.
• dla zarządcy nieruchomości aby mógł wizualnie odbierać i planować zadania.
• podwykonawca może odbierać zadania i aktualizować ich status.

Zarządcy nieruchomości klienta mogą docenić różnicę w stosunku do poprzedniego rozwiązania: „Jest to znacznie wydajniejsze niż poprzednie narzędzie, którego używaliśmy, co sprowadzało się do tego, że pamiętałem, co należy zrobić i dodałem kilka uwag, aby mi w tym pomóc. Bidrento naprawdę uspokaja mój umysł.”

Jakie są Twoje plany na przyszłość?

„Będziemy kontynuować współpracę z Bidrento. Wkrótce pojawi się nowy dodatek do naszego portfolio – nowoczesna nieruchomość z 55 lokalami w dzielnicy o wysokich dochodach, w której chcemy zaoferować naprawdę niezwykłe wrażenia najemcy z dodatkowymi usługami i podejściem digital-first.”

„Bidrento stało się naszym wieloletnim partnerem. Powrót do starych sposobów pracy nie wchodzi w rachubę i nie ma na rynku rozwiązania, które zapewniłoby nam szerokość, automatyzację i łatwość obsługi, które my i nasi najemcy otrzymujemy od Bidrento.”

Jeśli zastanawiasz się nad różnymi sposobami powiększania swojego portfolio nieruchomości na wynajem, skontaktuj się z nami. Stworzymy środowisko demonstracyjne dostosowane do Ciebie, przeprowadzimy Cię przez dostosowanie oprogramowania i zaoferujemy bezpłatny okres próbny.