Jak oszczędność czasu zamieniła się w inwestycję: studium przypadku

Dzięki innowacyjnym narzędziom technologicznym możliwe jest zarządzanie wynajmowanymi nieruchomościami tak, aby nawet wzrost ich liczby nie oznaczał znacznego wydłużenia czasu potrzebnego na czynności z tym związane. Nasi klienci dobrze o tym wiedzą.

Czas jest jedynym zasobem, który został wszystkim nam rozdzielony po równo, każdy z nas ma dokładnie dwadzieścia cztery godziny na dobę. Ci, którzy utożsamiają czas z pieniędzmi, doskonale wiedzą, że wraz ze wzrostem bogactwa rośnie też wartość czasu. Właściciele, którzy mają do czynienia z kilkoma lokalami na wynajem jednocześnie, dostrzegają to szczególnie dotkliwie.

W ubiegłym roku jeden z obecnych klientów Bidrento znalazł się w sytuacji, w której doba przestał po prostu wystarczać. Właściciel 12 mieszkań na wynajem musiał więc przyznać, że tradycyjny sposób zarządzania nieruchomościami przestał być efektywny. Dlatego należało poszukać nowego rozwiązania.

Opóźnione wystawianie faktur i przypomnienia o zapłatach

Ze względu na ciągły brak czasu zdarzały się sytuacje, w których niektórzy najemcy nie dostawali faktury na czas, a opóźnienia w dokonywaniu płatności sięgały nawet trzech lub czterech miesięcy. Fakturowanie było wykonywanie manualnie i pochłaniało nieproporcjonalnie dużo czasu. W efekcie czasochłonne czynności były zwykle odkładane na bok w obliczu innych, bardziej palących problemów.

Oprócz fakturowania dużo energii poświęcono na sprawdzanie wyciągów bankowych, w celu weryfikacji, czy wszyscy najemcy dokonali płatności na czas. W rezultacie właściciel często spóźniał się z terminowym wysyłaniem najemcom przypomnień o niezapłaconych rachunkach. W ten oto sposób nierozwiązane problemy piętrzyły się z miesiąca na miesiąc.

Cała ta papierologia…

Właściciele kilku wynajmowanych nieruchomości zwykle spędzają dużo czasu na rutynowych formalnościach, takich jak wypełnianie umów. Każde przybycie nowego najemcy odpowiadało zwykle 10-15 minutom ręcznej papierkowej roboty. Na tym jednak się nie kończyło. Po wypełnieniu dokumentów należało ręcznie sprawdzić umowy, aby upewnić się, że wszystkie wymagane pola zostały wypełnione, a informacje o poprzednich lokatorach nie zostały przypadkowo udostępnione.

Dodatkowe miesięczne koszty były kolejnym niekorzystnym czynnikiem. Rachunki za opłaty były zwykle naliczane i dostarczane osobno. Jeśli mieszkanie wynajmowało czterech lokatorów, wszystkie wydatki musiały zostać zebrane, zestawione i wysłane w 4 oddzielnych fakturach, co oznacza czterokrotnie więcej pracy. Cztery faktury na jedno mieszkanie wystawiane co miesiąc przez rok, dają 50 danych otrzymywanych w różnych momentach każdego miesiąca i 50 rachunków do obliczenia rocznie.

Uroki posiadania nowego najemcy

Wszyscy właściciele nieruchomości, którzy kiedykolwiek wynajmowali swoje lokale, doskonale wiedzą, że rozpoczęcie nowego cyklu najmu wymaga dużo czasu i energii zarówno ze strony właściciela, jak i najemcy. Spotkania z kandydatami na najemców, sprawdzania ich wypłacalności i interakcji z nimi oraz prezentowanie nieruchomości to czynności, które wymagają dużo czasu i pracy. Nasz klient przyznaje, że gdy szukał nowego najemcy, 30-40% swojego czasu poświęcał wyłącznie na znalezienie odpowiednich terminów dla osób zainteresowanych obejrzeniem mieszkania.

Kluczem jest automtyzacja

Ze względu na ograniczenia czasowe spowodowane nagromadzonymi działaniami, właściciel nieruchomości w końcu zdał sobie sprawę, że nie jest w stanie samodzielnie zarządzać 12 obiektami. Siedem miesięcy temu zdecydował się wypróbować oprogramowanie Bidrento i według niego pierwsze satysfakcjonujące wyniki są już namacalnie widoczne.

„Obecnie miesięczny czynsz lokatorów obliczany jest automatycznie. Oznacza więcej czasu na inne czynności i więcej pieniędzy na koncie w banku”.- relacjonuje właściciel.

Ponadto nasz klient połączył oprogramowanie Bidrento ze swoim oprogramowaniem bankowym i do księgowości, dzięki czemu przypomnienia o niezapłaconych fakturach docierają teraz do najemców za pośrednictwem automatycznych wiadomości e-mail. Oprogramowanie zarządzające Bidrento daje mu również dobry wgląd w to, którzy najemcy mają problemy z płaceniem rachunków.

Kontrakty za pomocą dwóch kliknięć

Podczas gdy w przeszłości ręczne wypełnianie każdej umowy zajmowało nie mało czasu, oprogramowanie Bidrento automatycznie sprawdza tożsamość najemców i generuje inteligentną umowę najmu, która jest gotowa za pomocą dwóch kliknięć. Umowę można następnie przesłać w tym samym systemie bezpośrednio do najemcy w celu złożenia e-podpisu. Wszystkie umowy i kontrakty są automatycznie zapisywane w folderze dokumentacji oprogramowania. W ten sposób nie musisz już przeszukiwać wiadomości e-mail w celu wyszukania niezbędnych dokumentów.

Nasz klient przyznaje, że dodatkowo zaoszczędził sporo czasu, nie zajmując się już ręcznym fakturowaniem kosztów dodatkowych. Ponadto wszystkie rachunki za opłaty mogą być przez lokatorów przesyłane bezpośrednio do naszego systemu, a oprogramowanie automatycznie uzupełni faktury.

Również system rezerwacji prezentacji nieruchomości w Bidrento bardzo ułatwił znalezienie nowych najemców. Zamiast ręcznie wypełnianych kalendarzy, spotkania są rezerwowane automatycznie, bez marnowania cennego czasu właściciela.

Automatyzacja dała szansę na rozwój

Według naszego klienta, wprowadzenie oprogramowania Bidrento do jego działalności zautomatyzowało czynności i pozwoliło na efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy.

„Nawet interakcja z księgowym stała się łatwiejsza i płynniejsza”. – przyznaje dzisiaj. Nasz inteligentny asystent ułatwił rutynę pracy do tego stopnia, że właściciel nieruchomości spędza teraz od cztery do pięciu razy mniej czasu na czynnościach, które wcześniej musiały być wykonywane ręcznie.

Cały ten zaoszczędzony czas stwarza dla naszych klientów możliwość powiększenia portfolio oferowanych nieruchomości. W swoich ostatnich opiniach właściciel powiedział, że stabilność finansowa, jaką utrzymali dzięki naszemu oprogramowaniu, pozwoliłaby na dokonanie dodatkowych inwestycji.

„Mam zamiar nabyć trzy kolejne mieszkania, ponieważ oprogramowanie Bidrento znacznie uprościło zarządzanie i zapewniło znacznie bardziej stabilny przepływ gotówki”. – twierdzi.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak usprawnienie zarządzania czasem może pomóc rozwinąć Twój biznes, skontaktuj się z nami pod adresem info@bidrento.com i dowiedz się więcej.